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POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CNX S.A.S.

Tabla de contenido

  • POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  • CNX S.A.S.
  • INTRODUCCIÓN
  • GLOSARIO
  • CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES
    • ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE
    • ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
    • ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS
    • ARTÍCULO 4. OBJETO
    • ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS
  • CAPÍTULO II. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD
    • ARTÍCULO 6. AUTORIZACIÓN
    • ARTÍCULO 7. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN
    • ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN DE DATOS SENSIBLES
    • ARTÍCULO 9. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
    • ARTÍCULO 10. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
    • ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD
    • ARTÍCULO 12. CLASIFICACIÓN DE DATOS RECOLECTADOS
    • ARTÍCULO 13. FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS
  • CAPÍTULO III. DERECHOS Y DEBERES
    • ARTÍCULO 14. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
    • ARTÍCULO 15. DEBERES DE CNX S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
    • ARTÍCULO 16. DEBERES DE CNX S.A.S. COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  • CAPÍTULO IV. PROCEDIMIENTOS
    • ARTÍCULO 17. DERECHO DE ACCESO. CNX S.A.S
    • ARTÍCULO 18. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS O RECLAMOS
    • ARTÍCULO 19. SOBRE LAS CONSULTAS
    • ARTÍCULO 20. SOBRE LOS RECLAMOS
    • ARTÍCULO 21. PROCEDIMIENTO PARA ACCEDER, CONSULTAR, RECTIFICAR, ACTUALIZAR Y/O RECLAMAR
    • ARTÍCULO 22. SUPRESIÓN DE DATOS
    • ARTÍCULO 23. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
  • CAPÍTULO V. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
    • ARTÍCULO 24. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
    • ARTÍCULO 25. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.
    • ARTÍCULO 26. MECANISMOS PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.
  • CAPÍTULO VI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
    • ARTÍCULO 27. TRATAMIENTO DE DATOS DE PERSONAS POR FUERA DEL TERRITORIO COLOMBIANO.
    • ARTÍCULO 28. USO Y AUTORIZACIÓN DE COOKIES EN LA PÁGINA WEB DE MANGLAR.
  • CAPÍTULO VII. DISPOSICIONES INTERNAS
    • ARTÍCULO 29. DESIGNACIÓN.
    • ARTÍCULO 30. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y EL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
    • ARTÍCULO 31. VIGENCIA
  • ANEXO 1 – AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  • ANEXO 2 – AVISO DE PRIVACIDAD

INTRODUCCIÓN

CNX S.A.S., sociedad con oficina principal ubicada en la Calle 16A No. 121A – 214, oficina 414, Edificio Paloalto, domiciliada en la ciudad de Cali, legalmente constituida, cuyo correo electrónico es [email protected] y su teléfono el (2) 486 07 47, en adelante CNX, se encuentra identificada con el NIT 900.057.752-0. CNX, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, informa a sus clientes, colaboradores, contratistas y/o proveedores y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales, el contenido del presente manual, el cual tiene como objeto dar a conocer el tratamiento y la finalidad al que serán sometidos los datos personales contenidos en nuestras bases de datos, los derechos de los titulares, el responsable y el procedimiento para atender las consultas o reclamos del tratamiento de los datos personales.

Manglar es una unidad de negocio de CNX que es la Responsable y Encargada del tratamiento y protección de los datos personales que se obtengan del dominio manglar.com. Por lo tanto, las Políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales, el Aviso de privacidad y la Autorización de tratamiento de datos personales establecidas por y para CNX aplican para este sitio web y todas las propiedades digitales de Manglar.

Encargado y responsable del tratamiento de datos personales:
CNX S.A.S. NIT. 900.057.752-0
Domicilio: Santiago de Cali. Dirección: Calle 16A No. 121A – 214, oficina 414, Edificio Paloalto
Teléfono: (2) 486 07 47
Correo electrónico: [email protected]

GLOSARIO

Con miras al cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto reglamentario 1377 de 2013, para efectos del presente manual, CNX S.A.S. contempla las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento;

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento;

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Grabación: Se refiere a la acción a través de la cual se recogen o registran imágenes, sonidos y/o datos, normalmente haciendo uso de algún aparato o máquina; tal es el caso de un grabador, una filmadora, una cámara, entre otras, que los registrarán en un determinado soporte para luego poder ser reproducidos.

Grabaciones de video: Es la tecnología de la grabación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de imágenes y reconstrucción por medios electrónicos digitales o analógicos de una secuencia de imágenes que representan escenas en movimiento.

Huella dactilar: Es la impresión visible, generada con el contacto de las crestas papilares de un dedo humano sobre una superficie específica.

Huella digital: Es la recolección digitalizada de la huella dactilar.

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE.

Al presente manual le son aplicables las disposiciones Constitucionales relacionadas con la protección de datos personales, contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y sus decretos reglamentarios. Bajo estos parámetros, CNX S.A.S. procede a determinar su Política de privacidad y Protección de datos personales, regulando la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración y protocolos de seguridad para la protección de los mismos, además de regular los procedimientos para atender consultas y reclamos de los Titulares de datos personales, entre otras cosas.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

El presente manual le es aplicable al tratamiento de datos personales que recoja y maneje CNX S.A.S. con ocasión del desarrollo de su objeto social. En este sentido, se pondrá en conocimiento de los Titulares de datos personales el contenido del presente manual y de las políticas de protección manejadas por la compañía.

ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS.

CNX S.A.S tendrá diferentes bases de datos con información que legítimamente se obtengan en desarrollo del objeto social y su existencia estará ligada única y exclusivamente a la finalidad para los cuales fueron obtenidos de acuerdo al presente manual.

ARTÍCULO 4. OBJETO.

El presente manual tiene por objeto dar cumplimiento al contenido de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio, los cuales están encaminados a desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales. Así como regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CNX  S.A.S., a fin de garantizar y proteger los derechos constitucionales previstos en los artículos 15 y 20 de la Carta Política.

En este sentido, el tratamiento que CNX S.A.S. va a dar a los datos personales es: recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y/o cualquier otra manera de administración de dichos datos personales.

ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS.

En el desarrollo, interpretación, aplicación e implementación del presente manual se integrarán de manera armónica los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, los cuales se mencionan a continuación y que constituyen los parámetros generales que serán respetados por CNX S.A.S. en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.

  1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
  2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
  3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
  7. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
  8. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  9. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

CAPÍTULO II. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD

ARTÍCULO 6. AUTORIZACIÓN.

CNX S.A.S. adoptó los procedimientos necesarios para obtener la autorización del Titular de realizar la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de la Compañía, dando cumplimiento al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 5 del Decreto reglamentario 1377 de 2013.

Asimismo, CNX S.A.S. dispondrá los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares conforme al artículo 20 del Decreto reglamentario 1377 de 2013, garantizando en todo caso que pueda ser objeto de consulta posterior.

Se entenderá que la autorización queda surtida cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

PARÁGRAFO PRIMERO: CNX S.A.S. dispondrá de medios técnicos y/o casillas de verificación en los formularios del sitio web, que faciliten al Titular la manifestación automatizada de la autorización. Asimismo, se habilitará como medio físico un formato de autorización de tratamiento de datos personales, que se encuentra en el Anexo 1 del presente documento, para obtener la aceptación expresa por parte de los Titulares de los datos personales cuando no se disponga de medios tecnológicos.

Por otro lado, CNX S.A.S.  pondrá a disposición del público, en su página web, las Políticas de tratamiento de datos personales con el fin de darlas a conocer a los Titulares de datos personales. Para el efecto de otorgar la autorización del tratamiento de los datos personales, CNX S.A.S. entenderá que si el Titular de datos sigue manteniendo relaciones con la compañía, estas constituirán conductas inequívocas que nos permiten concluir que el Titular está aceptando las Políticas de tratamiento de datos y está concediendo autorización a CNX S.A.S. para la recolección y tratamiento de los mismos.

En este sentido CNX S.A.S. habilitará en sus correos electrónicos, contratos, órdenes de servicio y demás, las cláusulas y avisos correspondientes con los cuales se obtiene la autorización para el tratamiento de datos de los Titulares, y se da el conocimiento del presente Manual de políticas para el tratamiento de datos personales.

PARÁGRAFO SEGUNDO. DATOS PREVIOS A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Con el fin de obtener la aceptación expresa por parte del Titular de los datos personales a los que CNX S.A.S. haya accedido previo a la implementación de las Políticas de protección de datos personales, se ha dispuesto enviar a cada uno de ellos un correo electrónico en el cual se le dará la opción de autorizar o no a CNX S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales.

PARÁGRAFO TERCERO. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN. El Titular del dato acepta y reconoce que la autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó o se presuma su aceptación y durante el tiempo en que CNX S.A.S. ejerza las actividades propias de su objeto social más diez años, pudiendo utilizar para el efecto, a elección de CNX S.A.S., su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

El tratamiento y finalidad abarcará a aquellos datos que han sido recolectados con anterioridad a la publicación de la presente Política de tratamiento de datos y a los que actualmente se les esté realizando el tratamiento de los mismos.

ARTÍCULO 7. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN.

Acorde al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  • Datos de naturaleza pública;
  • Casos de urgencia médica o sanitaria;
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN DE DATOS SENSIBLES.

El tratamiento de datos sensibles está prohibido, a excepción de los casos expresamente contenidos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. En caso de que CNX S.A.S. requiera la recolección y tratamiento de datos sensibles, informará al Titular al momento de su recolección, que el dato que va a suministrar es de catalogado como sensible, la finalidad por la cual se solicita y su derecho a no proporcionarlo por estar en esta categoría.

PARÁGRAFO. AUTORIZACIÓN DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. Dando cumplimiento al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, CNX S.A.S. garantiza el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido excepto cuando se trate de datos que sean de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento, acorde al artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. CNX S.A.S. velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos, aplicando para este fin los principios y obligaciones de la Ley 1581 de 2012.

ARTÍCULO 9. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

CNX S.A.S. ha elaborado un documento mediante el cual el Titular manifiesta su autorización, y será puesto en conocimiento del Titular antes del tratamiento de sus datos. La autorización podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.

La autorización por parte del Titular o de quien esté autorizado para emitirla, garantizará que se ha puesto en conocimiento que los datos personales serán recogidos, almacenados y utilizados para fines determinados e informados. En el documento de autorización constará que el Titular cuenta con los derechos de consulta, actualización, rectificación, solicitud de supresión de información y revocación de la autorización, así como a solicitar protección de la Superintendencia de Industria y Comercio, siempre y cuando cumpla con los trámites previstos en este manual y en la ley.

La autorización contendrá cuando menos lo siguiente:

  1. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de CNX S.A.S.
  2. El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  3. Los derechos que le asisten al Titular.
  4. Los mecanismos dispuestos por CNX S.A.S. para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información.
  5. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato de CNX S.A.S. para la autorización de la recolección y tratamiento de datos personales. El Anexo 1 cumple la función de guía/modelo, pero la autorización puede ser obtenida además por medios como: a. cotizaciones, b. facturas de venta, c. actividades de mercadeo, d. eventos, e. registro de propietarios, f. órdenes de servicio, g. medios digitales, h. correo electrónico, etc.

PARÁGRAFO. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN DE DATOS BIOMÉTRICOS. Por razones de seguridad, CNX S.A.S. ha optado por realizar grabaciones continuas de video en sus instalaciones, por lo que para el caso de los datos recolectados por este medio ha dispuesto de avisos en sus instalaciones, informando a los Titulares de datos personales que están siendo monitoreados por cámaras de video, informando dónde se puede acceder para conocer las Políticas de privacidad y que se entenderá, con la publicación de los avisos, que si el Titular sigue manteniendo relaciones con CNX S.A.S., está teniendo conductas inequívocas que nos permiten concluir que el Titular está aceptando las políticas y está concediendo autorización a CNX S.A.S. para la recolección y tratamiento de datos personales.

ARTÍCULO 10. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.

En cumplimiento del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, CNX S.A.S. conservará la prueba de la autorización del tratamiento de datos emitida por el Titular para que pueda ser objeto de consulta posterior. Para ello adoptará las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvieron las autorizaciones para el tratamiento de los datos personales de los Titulares.

ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD.

Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que es puesto a disposición del Titular para ponerle en conocimiento que CNX S.A.S. cuenta con las políticas de tratamiento de información y que las mismas le serán aplicables; de igual forma, se le informará la forma de acceder a las mismas.

El Aviso de privacidad, por disposición expresa del artículo 15 del Decreto reglamentario 1377 del 2013 ,contendrá como mínimo: (i) los datos sociales de CNX S.A.S.; (ii) los medios para que el Titular pueda ponerse en contacto con CNX S.A.S.; (iii) los medios por los cuales el Titular puede conocer las Políticas de tratamiento de la información; (iv) el tipo de tratamiento que se le dará a los datos proporcionados y la finalidad de los mismos; (v) los derechos que le asisten al Titular y la forma de ejecutarlos.

PARÁGRAFO. CNX S.A.S. conservará el modelo del Aviso de privacidad que utilice para dar a conocer a los Titulares la existencia de las políticas de tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas. En el Anexo 2 de este documento se presenta el formato modelo de Aviso de privacidad definido por CNX S.A.S.

ARTÍCULO 12. CLASIFICACIÓN DE DATOS RECOLECTADOS.

CNX S.A.S. clasificó la información personal que recolecta en sus bases de datos en diferentes categorías que se definen de la siguiente manera:

Datos de identificación: Información que individualiza e identifica al Titular de los datos, como: nombre, Cédula de Ciudadanía, estado civil, etc.

Datos de ubicación: Información por medio de la cual se localiza al Titular de los datos, como: dirección de residencia o de notificación judicial.

Datos socioeconómicos: Información por medio de la cual se conoce, clasifica y verifica el nivel social y económico al que pertenece el Titular de los datos, como: ingresos mensuales, estrato socioeconómico, etc.

Datos sensibles: Esta definición se encuentra estipulada en el título III de la Ley 1581 de 2012., por lo que CNX S.A.S. se acoge a esta.

Datos biométricos: Información que identifica, basada en características biológicas, al Titular de los datos, con información como: recolección de huellas digitales, grabación en video, etc.

Otros: Información recolectada que no se enmarca dentro de las clasificaciones antes mencionadas pero que se recolecta con el propósito de desarrollar el objeto social de CNX S.A.S.

ARTÍCULO 13. FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS.

La recolección y el tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevarán a cabo por parte de CNX S.A.S., acorde a las mencionadas clasificaciones, con las siguientes finalidades:

Datos de identificación: para individualizar al Titular de los datos personales. 

Datos de ubicación: para (I) proveer productos y servicios requeridos por el Titular, (II) hacer seguimiento contractual para dar cumplimiento al objeto social de CNX S.A.S., en especial toda actividad inherente a desarrollar su actividad principal, la gestión administrativa, operativa y comercial, (III) mantener un contacto directo con el cliente y así prestarle un mejor servicio, (IV) hacer vigilancia y reportes de quejas de calidad de productos y servicios, (V) informar sobre los cambios de nuestros productos o servicios, (VI) informar sobre los nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con lo contratado, (VII) dar cumplimiento con las obligaciones derivadas de la relación contractual, (VIII) dar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y, de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, (IX) dar cumplimiento a obligaciones contraídas, (X)

solicitar productos y servicios requeridos, (XI) evaluar la calidad de los productos de nuestros proveedores, etc. 

Datos socioeconómicos: para (I) obtener una referencia del financiamiento de nuestros productos, (II) evaluación como proveedor potencial, (III) verificar información suministrada por el Titular en el proceso de selección, cuando la recolección se realice a un aspirante a vinculación laboral con CNX S.A.S., y (IV) verificar el entorno social y económico del Titular, cuando la recolección se realice a un aspirante a vinculación laboral con CNX S.A.S.

Datos sensibles: el tratamiento de datos sensibles se hace con la finalidad de respetar los derechos de los Titulares de datos personales cuando necesiten un tratamiento especial por parte de CNX S.A.S. en el ejercicio de su objeto social. 

Datos biométricos: la recolección de datos biométricos se hace con fines de seguridad y para el control de entrada y salida en las instalaciones de CNX S.A.S.

Asimismo, CNX S.A.S. ha identificado la utilización de datos biométricos que se pasan a detallar con su finalidad: 

Grabaciones de video: CNX S.A.S., por razones de seguridad, ha optado por realizar grabaciones continuas de video dentro de sus instalaciones, las cuales tienen como única finalidad, brindar seguridad al personal que ingresa a la compañía, a su infraestructura y a los bienes que estén dentro del establecimiento. Estas grabaciones sólo podrán ser consultadas por personal autorizado directamente por la Gerencia. En todo caso CNX S.A.S. atenderá los requerimientos que realice el Titular de los datos biométricos sobre el tratamiento que se le están dando a los mismos.

Recolección de huellas digitales: CNX S.A.S. hace recolección de huellas digitales con fines de seguridad y para el control de entrada y salida en las instalaciones de CNX S.A.S.

Otros: el resto de los datos recolectados por CNX S.A.S. se recolectan para: realizar estudios sobre hábitos de consumo; dar capacitaciones a nuestros empleados, proveedores y clientes; información comercial y publicitaria; evaluar la calidad de los productos y/o servicios; contactar a los familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia de los Titulares; realizar el control interno de los conocimientos y habilidades personales de los trabajadores Titulares de los datos, entre otras finalidades.

CAPÍTULO III. DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 14. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

En cumplimiento del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, CNX S.A.S., dentro de los mecanismos que adoptará para dar cumplimiento a la mencionada ley, dará a conocer al Titular de los datos personales que tiene los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CNX S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CNX S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
  3. Ser informado por CNX S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento, CNX S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y a la Ley 1581 de 2012;
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

PARÁGRAFO PRIMERO. Conforme a lo establecido en el artículo 9 del Decreto número 1377 de 2013, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

PARÁGRAFO SEGUNDO. CNX S.A.S. tendrá presente en todo momento que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. CNX S.A.S. hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades consentidas por el Titular y las autorizadas por la ley, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

ARTÍCULO 15. DEBERES DE CNX S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, CNX S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento;
  8. Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012;
  9. Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  12. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO. CNX S.A.S. tendrá presente en todo momento que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. CNX S.A.S. hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades consentidas por el Titular y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

ARTÍCULO 16. DEBERES DE CNX S.A.S. COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

De conformidad con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, CNX S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
  6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
  7. Registrar en la base de datos la leyenda “Reclamo en trámite”, en la forma en que se regula en la presente ley;
  8. Insertar en la base de datos la leyenda “Información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
  9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO. CONCURRENCIA DE CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Dado que CNX S.A.S. es el Encargado y el Responsable del tratamiento de sus bases de datos, ha decidido sólo realizar un Manual interno de políticas y procedimientos en cumplimiento del literal K del artículo 17 y el literal F del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012

CAPÍTULO IV. PROCEDIMIENTOS

ARTÍCULO 17. DERECHO DE ACCESO.

CNX S.A.S. garantizará en todo momento el derecho de acceso que tiene el Titular o sus causahabientes, en concordancia con el artículo 21 del Decreto reglamentario 1377 de 2013, siempre y cuando se acredite ante la compañía la identidad del Titular o, en su defecto, se demuestre la legitimación para ejercer los derechos del Titular a acceder y conocer qué información está siendo objeto de tratamiento por parte de CNX S.A.S. El ejercicio de este derecho garantizará al Titular o a quien lo represente a consultar de manera gratuita sus datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de CNX S.A.S., al menos una vez cada mes calendario; al igual, cada vez que existan modificaciones sustanciales a las Políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

ARTÍCULO 18. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS O RECLAMOS.

Con el fin de atender de manera oportuna y conforme a los lineamientos establecidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, CNX S.A.S. ha definido diferentes medios por los cuales el Titular o quien esté autorizado conforme al artículo 20 del Decreto reglamentario 1377 de 2013 podrá ejecutar sus derechos.

Los Titulares de los datos personales o quienes estén autorizados podrán acceder, consultar o reclamar contactando a CNX S.A.S. a través del correo electrónico [email protected] o en nuestra oficina principal, sucursales o agencias, en las cuales encontrarán los formatos previamente establecidos por nosotros para recepcionar su solicitud. La persona interesada o afectada que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento podrá hacerlo por comunicación escrita, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal o documento similar análogo.

Con el fin de atender oportunamente la solicitud del Titular o quien esté autorizado, la solicitud de consulta o reclamo deberá contener como mínimo la siguiente información:

  • Nombres completos o Razón Social del Titular.
  • Número de identidad del Titular.
  • Datos de localización del Titular.
  • Descripción de los hechos que motivan la consulta, reclamo o revocatoria de la autorización.
  • Medio por el cual desea recibir la respuesta (correo o dirección de notificación).

Cuando se pretenda realizar la revocatoria de la autorización, el solicitante deberá indicar si revoca total o parcialmente la autorización, y las razones que motivan su decisión.

El Titular debe aportar los documentos de identificación correspondientes. En caso de ser una persona distinta al Titular, debe aportar los documentos que acrediten que puede actuar en su nombre.

ARTÍCULO 19. SOBRE LAS CONSULTAS.

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. CNX S.A.S. deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por CNX S.A.S., por lo tanto se habilitarán medios de comunicación electrónica y formularios que permanecerán en las instalaciones sociales y electrónicas. En todo caso, el medio que determine CNX S.A.S. se dará a conocer por medio del Aviso de privacidad y estará establecido en las Políticas de tratamiento de la información.

Una vez recibida la consulta, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 20. SOBRE LOS RECLAMOS.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de CNX S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante CNX S.A.S. de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CNX S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y, acompañando, los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, CNX S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
    En caso de que CNX S.A.S. reciba el reclamo y no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «Reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PARÁGRAFO. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. Acorde al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento.

ARTÍCULO 21. PROCEDIMIENTO PARA ACCEDER, CONSULTAR, RECTIFICAR, ACTUALIZAR Y/O RECLAMAR.

El Titular o su representante podrán solicitar ante CNX S.A.S. de manera gratuita la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, siempre y cuando acrediten su identidad o la calidad en la que actúan. En el evento en que no se acredite la identidad del peticionario, no se tendrá por presentada; en todo caso, se informará el motivo por el cual no se dará trámite a su solicitud. CNX S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información de este que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos en este artículo señalados.

Siempre que se presente una solicitud de rectificación, actualización o supresión, esta debe ser presentada a través de los medios habilitados por CNX S.A.S. señalados en el Aviso de privacidad y deberán contener, como mínimo, la siguiente información:

  1. El nombre del Titular
  2. Dirección física o electrónica a donde desea recibir la notificación de respuesta.
  3. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  4. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
  5. En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

ARTÍCULO 22. SUPRESIÓN DE DATOS.

En cualquier momento, el respectivo Titular de los datos tendrá el derecho de solicitar a CNX S.A.S. la supresión de sus datos personales. Dado el caso de ser procedente la supresión de los datos personales, CNX S.A.S. garantizará la eliminación de los datos. El Titular podrá solicitar la supresión de los datos en los siguientes eventos:

  1. Cuando a consideración del Titular los datos no estén siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
  2. Cuando los datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  3. Cuando se ha superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

De igual forma, CNX S.A.S. podrá negar el ejercicio de la supresión de los datos personales en los siguientes eventos:

  1. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
  2. Las solicitudes de supresión de la información no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  3. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

ARTÍCULO 23. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Los Titulares de los datos personales pueden revocar la autorización al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. La revocatoria sobre el tratamiento de los datos personales podrá ser total o parcial. En todo caso CNX S.A.S. utilizará los medios y procedimientos establecidos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Por lo anterior, será necesario que el Titular, al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a CNX S.A.S., indique en esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial.

CAPÍTULO V. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 24. MEDIDAS DE SEGURIDAD. C

CNX S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, en cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012.

ARTÍCULO 25. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.

CNX S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

ARTÍCULO 26. MECANISMOS PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.

CNX S.A.S. ha adoptado las siguientes medidas de seguridad para la protección de cada una de esas bases de datos, en el siguiente orden:

  1. Todos los contratos entre CNX S.A.S. y sus trabajadores y/o colaboradores tienen inmersa una cláusula de confidencialidad, adquiriendo los últimos un compromiso irrenunciable de guardar para sí con recelo toda información con la que contarán y tendrán acceso a través de su participación en alguna actividad o trabajo, incluyendo los datos personales a los que tengan conocimiento.
  2. Teniendo en cuenta las funciones de cada trabajador y/o colaborador, CNX S.A.S. ha restringido el acceso a todas las bases de datos de la compañía, otorgando a los trabajadores y/o colaboradores diferentes permisos estrictamente ligados al cargo y funciones, ya sea para registrar, consultar, actualizar, modificar o suprimir.
  3. Para la validación de la calidad del peticionario, CNX S.A.S. ha adoptado como medidas, las siguientes:
    1. Los Titulares de los datos personales, al ejercer sus derechos frente a CNX S.A.S., deberán acreditar su calidad de Titular de la información, para que se le pueda dar trámite a su petición.
    2. CNX S.A.S., al momento de recibir la petición por parte del Titular, le solicitará que le exhiba su documento de identidad y deberá anexar fotocopia del documento exhibido.
    3. Si la consulta se realiza por medio electrónico o por cualquier otro medio no presencial, el Titular de la información deberá acompañar su petición con una fotocopia escaneada de su documento de identidad, junto con la solicitud que deberá estar firmada.
      En todo caso CNX S.A.S. podrá ponerse en contacto con el Titular de la información por los medios de notificación que reposan en sus bases de datos para constatar la autenticidad de la petición.
  4. Las bases de datos de los trabajadores estarán protegidas para evitar el acceso a personal no autorizado.

CAPÍTULO VI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

ARTÍCULO 27. TRATAMIENTO DE DATOS DE PERSONAS POR FUERA DEL TERRITORIO COLOMBIANO.

Como establecen los artículos 1 y 2 de la presente política, esta tiene inicialmente aplicación en el territorio colombiano de acuerdo con la normatividad vigente, pero se entenderá que dicha política se hace extensiva para los datos recolectados, almacenados y administrados de personas por fuera del territorio colombiano, mientras la ley no exija lo contrario.

ARTÍCULO 28. USO Y AUTORIZACIÓN DE COOKIES EN LA PÁGINA WEB DE MANGLAR.

En la página web de Manglar se informará a los usuarios que al consultar o navegar a través de esta, autoriza a la empresa a recolectar, almacenar y administrar la información que se genera a través de las cookies, las cuales permitirán que se tengan datos y estadísticas de cómo interactúan los visitantes con el servicio.

CAPÍTULO VII. DISPOSICIONES INTERNAS

ARTÍCULO 29. DESIGNACIÓN.

CNX S.A.S. ha establecido los procedimientos necesarios para dar cumplimiento oportunamente a los requerimientos realizados por los Titulares o sus autorizados. Por tal razón ha designado al Director General de la compañía para recepcionar las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

Para la recepción de consultas, reclamos y/o quejas sobre el tratamiento de sus datos personales o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, podrá ponerse en contacto con CNX S.A.S. al correo electrónico [email protected] o utilizando los medios físicos que se han puesto a disposición en nuestra oficina principal ubicada en Calle 16A No. 121A – 214, oficina 414, Edificio Paloalto, en la ciudad de Cali, al igual que en las sucursales, agencias o cualquier establecimiento de comercio de propiedad de CNX S.A.S., peticiones que serán recepcionadas en horario de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.

ARTÍCULO 30. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y EL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

En cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, la sociedad CNX S.A.S. ha definido que no delegará a ningún tercero el encargo y manejo de sus bases de datos, por lo que CNX S.A.S. para los efectos del presente manual será tanto el Responsable como el Encargado del tratamiento de sus bases de datos.

ARTÍCULO 31. VIGENCIA.

El presente manual rige a partir del primero (1) de junio de 2015 y la vigencia de las bases de datos será indefinida. En todo caso el presente documento está publicado en la página web https://cnx.co/ y cualquier modificación significativa será informada al Titular.

 

ANEXO 1
AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Yo, ________________________________, identificado con la Cédula de Ciudadanía No. _________________ de ____________________, acorde a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, declaro que entregué de forma libre, voluntaria, espontánea e informada los datos personales solicitados por CNX S.A.S. para su recolección en sus bases de datos. En los términos de la Ley 1581 de 2012, estoy informado de que CNX S.A.S. actúa como Responsable y Encargado del tratamiento de mis datos personales.

Doy mi autorización expresa para que CNX S.A.S. haga el tratamiento a mis datos personales, el cual consiste en recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión y de cualquier otra manera administre mis datos personales para las siguientes finalidades:

Datos de identificación: para individualizar al Titular de los datos personales.

Datos de ubicación: para (I) proveer productos y servicios requeridos por el Titular, (II) hacer seguimiento contractual para dar cumplimiento al objeto social de CNX S.A.S., en especial toda actividad inherente a desarrollar su actividad principal, la gestión administrativa, operativa y comercial, (III) mantener un contacto directo con el cliente y así prestarle un mejor servicio, (IV) hacer vigilancia y reportes de quejas de calidad de productos y servicios, (V) informar sobre los cambios de nuestros productos o servicios, (VI) informar sobre los nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con lo contratado, (VII) dar cumplimiento con las obligaciones derivadas de la relación contractual, (VIII) dar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, (IX) dar cumplimiento a obligaciones contraídas, (X) solicitar productos y servicios requeridos, (XI) evaluar la calidad de los productos de nuestros proveedores, etc.

Datos socioeconómicos: para (I) obtener una referencia del financiamiento de nuestros productos, (II) evaluación como proveedor potencial, (III) verificar información suministrada por el Titular en el proceso de selección, cuando la recolección se realice a un aspirante a vinculación laboral con CNX S.A.S., y (IV) verificar el entorno social y económico del Titular, cuando la recolección se realice a un aspirante a vinculación laboral con CNX S.A.S.

Datos sensibles: el tratamiento de datos sensibles se hace con la finalidad de respetar los derechos de los Titulares de datos personales cuando necesiten un tratamiento especial por parte de CNX S.A.S. en el ejercicio de su objeto social.

Datos biométricos: la recolección de datos biométricos se hace con fines de seguridad y para el control de entrada y salida en las instalaciones de CNX S.A.S.

Asimismo, CNX S.A.S. ha identificado la utilización de datos biométricos que se pasan a detallar con su finalidad:

Grabaciones de video: CNX S.A.S., por razones de seguridad, ha optado por realizar grabaciones continuas de video dentro de sus instalaciones, las cuales tienen como única finalidad brindar seguridad al personal que ingresa a la compañía, a su infraestructura y a los bienes que estén dentro del establecimiento. Estas grabaciones sólo podrán ser consultadas por personal autorizado directamente por la Gerencia. En todo caso CNX S.A.S. atenderá los requerimientos que realice el Titular de los datos biométricos sobre el tratamiento que se le están dando a los mismos.

Otros: el resto de los datos recolectados por CNX S.A.S. se recolectan para: realizar estudios sobre hábitos de consumo; dar capacitaciones a nuestros empleados, proveedores y clientes; información comercial y publicitaria; evaluar la calidad de los productos y/o servicios; contactar a los familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia de los Titulares; realizar el control interno de los conocimientos y habilidades personales de los trabajadores Titulares de los datos, entre otras finalidades.

Asimismo, autorizo para que mis datos personales puedan suministrarse a terceros sin la necesidad de solicitar una nueva autorización a mí como Titular. Además, la presente autorización subsana cualquier tratamiento de datos que se haya hecho sin autorización previa por parte de CNX S.A.S., quedando autorizado mediante la presente.

El presente documento es prueba de la autorización otorgada a CNX S.A.S. para el tratamiento de mis datos personales y será el documento que se me entregue en el ejercicio de mi derecho a solicitar prueba de la autorización para el tratamiento de datos personales. Al momento de firmarse la presente autorización, declaro que se me informó de manera clara y expresa lo siguiente:

  1. El tratamiento al cual serán sometidos mis datos personales y la finalidad de los mismos
  2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que me fueron hechas, cuando estas versaron sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes;
  3. Los derechos que me asisten como Titular;
  4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del tratamiento, en este caso CNX S.A.S.

Con la firma de este documento autorizo que mis datos personales sean recolectados y tratados de conformidad con el manual de políticas de privacidad o políticas de tratamiento de la información de CNX S.A.S., el cual está disponible en la página web https://cnx.co/.

En relación con los datos personales recolectados y tratados y de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, he sido informado de que tengo los siguientes derechos como Titular de los datos personales:

  1. Conocer, actualizar y rectificar mis datos personales frente a los Responsables del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
  3. Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  6. Acceder en forma gratuita a mis datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Con el fin de ejercer los derechos anteriormente descritos, para realizar consultas o reclamos relacionados con mis datos personales, puedo contactar a la empresa responsable del tratamiento de datos personales: CNX S.A.S. NIT. 900.057.752-0. Domicilio: Santiago de Cali. Dirección: Calle 16A No. 121A – 214, oficina 414, Edificio Paloalto. Teléfono: (2) 486 07 47. Correo electrónico: [email protected]

Firma del Titular de los datos personales que autoriza:
Nombre:
CC:
Fecha:

*De la presente autorización se expide copia al Titular de los datos personales.
**Si el Titular de los datos personales es menor de edad, la autorización debe ser firmada por su representante legal.

 

ANEXO 2
AVISO DE PRIVACIDAD

Responsable y Encargado: CNX S.A.S. NIT. 900.057.752-0

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, nos permitimos informar que los datos personales que usted nos ha entregado como Titular de datos personales, harán parte de nuestra base de datos para ser usados con la siguiente finalidad y tratamiento:

TRATAMIENTO AL QUE SERAN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES:

Recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión y cualquier otra manera de administración de datos personales.

FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:

Datos de identificación: para individualizar al Titular de los datos personales.

Datos de ubicación: para (I) proveer productos y servicios requeridos por el Titular, (II) hacer seguimiento contractual para dar cumplimiento al objeto social de CNX S.A.S., en especial toda actividad inherente a desarrollar su actividad principal, la gestión administrativa, operativa y comercial, (III) mantener un contacto directo con el cliente y así prestarle un mejor servicio, (IV) hacer vigilancia y reportes de quejas de calidad de productos y servicios, (V) informar sobre los cambios de nuestros productos o servicios, (VI) informar sobre los nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con lo contratado, (VII) dar cumplimiento con las obligaciones derivadas de la relación contractual, (VIII) dar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, (IX) dar cumplimiento a obligaciones contraídas, (X) solicitar productos y servicios requeridos, (XI) evaluar la calidad de los productos de nuestros proveedores, etc.

Datos socioeconómicos: para (I) obtener una referencia del financiamiento de nuestros productos, (II) evaluación como proveedor potencial, (III) verificar información suministrada por el Titular en el proceso de selección, cuando la recolección se realice a un aspirante a vinculación laboral con CNX S.A.S. y (IV) verificar el entorno social y económico del Titular, cuando la recolección se realice a un aspirante a vinculación laboral con CNX S.A.S.

Datos sensibles: el tratamiento de datos sensibles se hace con la finalidad de respetar los derechos de los Titulares de datos personales cuando necesiten un tratamiento especial por parte de CNX S.A.S. en el ejercicio de su objeto social.

Datos biométricos: la recolección de datos biométricos se hace con fines de seguridad y para el control de entrada y salida en las instalaciones de CNX S.A.S.

Asimismo, CNX S.A.S. ha identificado la utilización de datos biométricos que se pasan a detallar con su finalidad:

Grabaciones de video: CNX S.A.S, por razones de seguridad, ha optado por realizar grabaciones continuas de video dentro de sus instalaciones, las cuales tienen como única finalidad brindar seguridad al personal que ingresa a la compañía, a su infraestructura y a los bienes que estén dentro del establecimiento. Estas grabaciones sólo podrán ser consultadas por personal autorizado directamente por la Gerencia. En todo caso CNX S.A.S. atenderá los requerimientos que realice el Titular de los datos biométricos sobre el tratamiento que se le están dando a los mismos.

Otros: el resto de los datos recolectados por CNX S.A.S. se recolectan para: realizar estudios sobre hábitos de consumo; dar capacitaciones a nuestros empleados, proveedores y clientes; información comercial y publicitaria; evaluar la calidad de los productos y/o servicios; contactar a los familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia de los Titulares; realizar el control interno de los conocimientos y habilidades personales de los trabajadores Titulares de los datos, entre otras finalidades.

LOS DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES SON:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
  3. Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Estos derechos se pueden ejecutar acorde a la política de tratamiento de datos personales de la sociedad, la cual consagra la posibilidad de consultar o reclamar ante CNX S.A.S. para la rectificación, modificación, aclaración, supresión, consulta, etc. de los datos personales del Titular.

Por último, se informa del carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se hacen, cuando estas versaron sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El manejo de dichos datos se hará de acuerdo a lo establecido en el “Manual de políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales”, que contiene las políticas establecidas por CNX S.A.S. para el tratamiento de datos, los mecanismos para la efectividad de los derechos del Titular de la información a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos que reposan en nuestra base de datos, así como a consultar o reclamar al Responsable y a revocar la autorización para su uso. El mencionado manual puede ser consultado en la página web: https://.cnx.co/.

Para la recepción de consultas, reclamos y quejas sobre el tratamiento de datos personales o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, podrá ponerse en contacto con CNX S.A.S. al correo electrónico [email protected] o utilizando los medios físicos que se han puesto a disposición en nuestra oficina principal ubicada en Calle 16A No. 121A – 214, oficina 414, Edificio Paloalto, en la ciudad de Cali, al igual que en las sucursales, agencias o cualquier establecimiento de comercio de propiedad de CNX S.A.S., peticiones que serán recepcionadas en horario de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.

Atentamente,
CNX S.A.S.